ابزار مرحله ی طراحی در ایجاد همکاری بین بخشی
1- یک پایگاه واقعیت مشترک ایجاد کنید.
در مورد مهم‌ترین واقعیت‌های مربوط به مسئله مورد نظر برای همکاری، صحبت کنید و به اتفاق نظر برسید.
اهمیت: شناسایی مشترک واقعیت ها و داده‌های مرتبط با مسئله، به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا نحوه انجام بهتر همکاری را تعیین کنند.
سوال کاربردی مورد نیاز:
بین دیدگاه های شرکا در مورد واقعیت های مربوط به موضوع، چه تفاوت هایی وجود دارد؟
شرکای همکاری ممکن است تعصبات خاصی در رابطه با بخش خود داشته باشند که بر عزم آن‌ها در مورد این که چه موضوعاتی به مسئله مورد بررسی مربوط هستند، تاثیر بگذارد. بنابراین باید فرایندی ایجاد کرد که از طریق آن شرکا در مورد واقعیات مرتبط به موضوع به اتفاق نظر برسند. بدون وجود یک واقعیت مشترک، شرکا ممکن است چنین درک نمایند که برداشت یک شریک از مسئله، بر جریان مشارکت غلبه دارد و ممکن است این تصور را برای شرکا ایجاد کند که موضوع در چارچوب همکاری به گونه‌ای ساختار یافته که با نقش آن‌ها در پرداختن به موضوع تطابق ندارد.
2- توافق در مورد سنجش موفقیت
شاخص‌هایی که باید برای ارزیابی پیشرفت و نتایج همکاری مورد استفاده قرار گیرند، شناسایی کنید.
اهمیت: توافق نظر بین شرکا در مورد این که چه چیزی موفقیت همکاری را در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت محقق می‌کند، پاسخگویی و مسئولیت ایجاد می کند. همچنین کمک می‌کند تا همکاری در مسیر رسیدن به اهداف قرار گیرد.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
منابع داده‌ای که باید برای سنجش موفقیت مورد استفاده قرار گیرند، چگونه شناسایی می شوند؟
شرکای بین بخشی ممکن است در مورد منابع داده‌ای مناسب برای شناسایی شاخص‌های موفقیت، نظرات متفاوتی داشته باشند. این همکاری می تواند فرآیندی ایجاد کند که از طریق آن، شرکا در مورد معیارهای ارزیابی و انتخاب منابع داده به توافق برسند که شامل این موارد می باشد: آیا داده‌ها در طول مدت همکاری قابل دسترسند؟ آیا داده‌ها بینشی در مورد "تجارب زیسته" افرادی که تحت تأثیر نتایج همکاری قرار دارند، ایجاد می‌کند؟ اگر شرکای همکاری نتوانند در مورد منابع داده به توافق برسند، این همکاری قادر به ایجاد شاخص‌های موفقیت نخواهد بود. همچنین این امر منجر به کاهش پاسخگویی مشارکت و ایجاد محدودیت در گزارش موفقیت می شود.
برنامه ی ما برای دسترسی به منابع داده ای که برای سنجش موفقیت مورد استفاده قرارمی گیرند،چیست؟
در همکاری باید این اطمینان حاصل شود که از تخصص (به عنوان مثال، تجربه استفاده از روش‌های خاص)، دسترسی (به عنوان مثال، به ذخایر داده‌ای) و منابع (به عنوان مثال، منابع انسانی یا فناوری) برای جمع‌آوری، ارزیابی و مدیریت داده‌های مربوط به اندازه‌گیری موفقیت، برخورداریم. اگر مشخص شود که این قابلیت‌ها وجود ندارد، ممکن است نیاز شود شرکای دیگری به خدمت گرفته شود. در غیر این صورت می‌تواند منجر به تاخیر در جمع‌آوری داده‌ها، اشتباهات در ارزیابی داده‌ها و گام‌های اشتباه در مدیریت داده‌ها شود. در نهایت، این امر موجب محدودیت در گزارش پیشرفت و نتایج می شود.
3- تعهد به اشتراک‌گذاری اطلاعات
شرایطی ایجاد کنید که شرکا برای به اشتراک گذاری داده ها، متعهد شوند.
اهمیت: اشتراک‌گذاری آشکار اطلاعات، از جمله افشای حقایق حساس، به شرکای همکاری درک جامع‌تری از مسئله می دهد و باعث ایجاد اعتماد در بین شرکا و فرایند همکاری می‌شود.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
همکاری بین بخشی، چگونه موجب ترغیب شرکا جهت به اشتراک‌گذاری داده‌ها می شود؟
سازمان‌های شریک به احتمال زیاد انواع مختلفی از داده‌ها را در رابطه با مسئله‌ای که توسط این همکاری مطرح می‌شود، در اختیار دارند. دسترسی به انواع مختلفی از داده‌ها، می‌تواند در توسعه درک جامع‌تری از موضوع مورد بحث به همکاری کمک نماید. بنابراین، اگر در همکاری اقدامات لازم برای تشویق شرکا جهت به اشتراک گذاشتن داده‌ها انجام نشود، در نهایت ممکن است ظرفیت همکاری را محدود نماید. یک نمونه می تواند ایجاد موافقتنامه‌های محرمانگی باشد، که اطمینان می‌دهند داده‌های مشترک بین شرکا با طرف‌های خارج از همکاری به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
چگونه داده‌های مشترک در همکاری مدیریت می شود؟
شرکا ممکن است نگران نحوه مدیریت داده‌های اختصاصی یا حساس در همکاری باشند و بنابراین، ممکن است این وظیفه را به شریکی بسپارد که سابقه اثبات شده‌ای در مدیریت موفقیت‌آمیز اطلاعات انحصاری دارد. اگر این همکاری بتواند بین شرکا این اعتماد و اطمینان را ایجاد کند که داده‌ها با حفط امنیت مدیریت می‌شوند، بیشتر احتمال دارد که شرکا اطلاعات مربوط به تلاش‌های همکاری را به اشتراک بگذارند.
4- اشتراک‌گذاری اختیارات
به هریک از شرکا، مطابق با حوزه تخصصی شان، اختیار تصمیم‌گیری دهید.
اهمیت: تخصیص اختیار براساس دانش اختصاصی شریک، باعث می‌شود که این همکاری از تخصص منحصر به فرد هر یک از شرکا در موضوع مورد بحث، بهره‌مند شود و هر یک سهم مشخصی در این همکاری داشته باشند.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
تخصص‌ها در بین شرکای همکاری چه تفاوت‌هایی با هم دارند؟
شرکا به موجب کار در بخش‌های مختلف، دارای مهارت‌های متفاوتی مربوط به موضوع مورد نظر برای همکاری هستند. همکاری بین بخشی، فرآیندی ایجاد می کند که از طریق آن هر یک از شرکا می‌توانند درکی از نقاط قوت سایر شرکا داشته باشند و اهمیت مشارکت آن‌ها را تشخیص دهند. این فرآیند، احتمال تمایل شرکا برای به اشتراک‌گذاری اختیارات تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد. همچنین این ریسک که شرکا تصور کنند دیگران در همکاری، اهمیت مشارکت آن‌ها را درک نمی‌کنند، کاهش می‌دهد، همان طرز تفکر رایجی که ممکن است باعث شود شرکا به سرمایه‌گذاری نپردازند یا کاملا از آن خارج شوند.
در هر مرحله از همکاری - تشخیص، طراحی، اجرا و ارزیابی - چه تخصصی لازم است؟
همکاری در هر مرحله به تخصص متفاوتی نیاز دارد. مثلا در مرحله تشخیص، از مهارت‌های نظرسنجی یک شریک بخش غیرانتفاعی می توان بهره برد یا در مرحله طراحی از تخصص لجستیکی یک شریک بخش دولتی.
این شیوه ی همکاری، به شرکا امکان می‌دهد تا برای استفاده بهینه از وقت و منابع خود برنامه‌ریزی کنند و از اتلاف منابع اجتناب نمایند.
5- ایجاد یک ساختار حکمرانی
ساختار حکمرانی و مدیریتی سازمان خود را مشخص کنید.
اهمیت: ایجاد ساختار شفاف حکمرانی، برای برقراری عدالت و حل چالش های مربوط به عدم توزیع عادلانه قدرت که ممکن است در طول همکاری ایجاد شود، ضروری است. این گام، همچنین جهت پیشبرد پروژه را مشخص می‌کند که در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح داده می شود.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
شرکا چگونه تعیین می‌کنند که مناسب ترین ساختار حکمرانی برای این شیوه ی همکاری چیست؟
شرکای همکاری ممکن است به ساختارهای مختلف حکمرانی عادت کرده باشند که از نظر تشریفات، مکانیسم‌های کنترل و سلسله مراتب متفاوت باشند. بنابراین، ممکن است انتظارات متفاوتی از ساختار حکمرانی داشته باشند. با حل این تعارضات است که می توان ساختاری ایجاد کرد که مشارکت کنندگان در آن احساس اطمینان و اعتماد دارند. اگر شرکا میان انتظارات متفاوت خود سازگاری ایجاد نکنند و یک ساختار اداره امور مناسب برای تحقق اعتماد ایجاد نکنند ممکن است شرکا کناره بگیرند.
ساختار حکمرانی چگونه عدالت و فراگیری را پرورش می‌دهد؟
شرکا، بر اساس تجارب خاص بخش خود، از جمله زمینه فرهنگی که شرکا در آن فعالیت کرده‌اند، ممکن است درک متفاوتی از "فراگیری و شمول" داشته باشند. فراگیری کلید فرآیند همکاری است، زیرا تعامل مداوم و معنادار را ترغیب می‌کند. همچنین عدم توازن در قدرت (یا شبهاتی در این رابطه) که ممکن است در طول مسیر به وجود بیاید را حل می کند.
6- شناسایی مدیر
فرد یا سازمانی که مسئول هماهنگی وظایفی باشد که به همکاری امکان پیشرفت می‌دهد را انتخاب کنید.
اهمیت: تعیین یک شخص واحد، مجموعه‌ای از مدیران یا یک سازمان به عنوان یک نقطه واحد از پاسخگویی می‌تواند بقای ساختار را تضمین نموده و اعتماد لازم را در فرایند همکاری ایجاد نماید.
سوال کاربردی مورد نیاز:
در انتخاب مدیر باید چه معیارهایی را مد نظر داشته باشیم؟
شرکای همکاری ممکن است انتظارات متفاوتی از مدیران و شیوه‌های مدیریت پروژه داشته باشند. اگر شرکا بتوانند در مورد معیارهای مشترک برای انتخاب مدیر به توافق برسند، احتمالا با مدیر همکاری نموده و به توانایی وی برای هماهنگی فعالیت‌های همکاری اطمینان خواهند داشت. ملاحظات انتخاب مدیر ممکن است شامل موارد زیر باشند: آیا مهارت و تجربه مدیر با نیازهای همکاری همخوانی دارد؟ آیا مدیر تجربه همکاری در پروژه هایی با اهداف و شرکای مشابه دارد؟ آیا هزینه مدیر در بودجه همکاری لحاظ شده است؟ یا این که آیا مدیر در طول مدت همکاری در دسترس است؟
1- یک پایگاه واقعیت مشترک ایجاد کنید.
در مورد مهم‌ترین واقعیت‌های مربوط به مسئله مورد نظر برای همکاری، صحبت کنید و به اتفاق نظر برسید.
اهمیت: شناسایی مشترک واقعیت ها و داده‌های مرتبط با مسئله، به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا نحوه انجام بهتر همکاری را تعیین کنند.
سوال کاربردی مورد نیاز:
بین دیدگاه های شرکا در مورد واقعیت های مربوط به موضوع، چه تفاوت هایی وجود دارد؟
شرکای همکاری ممکن است تعصبات خاصی در رابطه با بخش خود داشته باشند که بر عزم آن‌ها در مورد این که چه موضوعاتی به مسئله مورد بررسی مربوط هستند، تاثیر بگذارد. بنابراین باید فرایندی ایجاد کرد که از طریق آن شرکا در مورد واقعیات مرتبط به موضوع به اتفاق نظر برسند. بدون وجود یک واقعیت مشترک، شرکا ممکن است چنین درک نمایند که برداشت یک شریک از مسئله، بر جریان مشارکت غلبه دارد و ممکن است این تصور را برای شرکا ایجاد کند که موضوع در چارچوب همکاری به گونه‌ای ساختار یافته که با نقش آن‌ها در پرداختن به موضوع تطابق ندارد.
2- توافق در مورد سنجش موفقیت
شاخص‌هایی که باید برای ارزیابی پیشرفت و نتایج همکاری مورد استفاده قرار گیرند، شناسایی کنید.
اهمیت: توافق نظر بین شرکا در مورد این که چه چیزی موفقیت همکاری را در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت محقق می‌کند، پاسخگویی و مسئولیت ایجاد می کند. همچنین کمک می‌کند تا همکاری در مسیر رسیدن به اهداف قرار گیرد.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
منابع داده‌ای که باید برای سنجش موفقیت مورد استفاده قرار گیرند، چگونه شناسایی می شوند؟
شرکای بین بخشی ممکن است در مورد منابع داده‌ای مناسب برای شناسایی شاخص‌های موفقیت، نظرات متفاوتی داشته باشند. این همکاری می تواند فرآیندی ایجاد کند که از طریق آن، شرکا در مورد معیارهای ارزیابی و انتخاب منابع داده به توافق برسند که شامل این موارد می باشد: آیا داده‌ها در طول مدت همکاری قابل دسترسند؟ آیا داده‌ها بینشی در مورد "تجارب زیسته" افرادی که تحت تأثیر نتایج همکاری قرار دارند، ایجاد می‌کند؟ اگر شرکای همکاری نتوانند در مورد منابع داده به توافق برسند، این همکاری قادر به ایجاد شاخص‌های موفقیت نخواهد بود. همچنین این امر منجر به کاهش پاسخگویی مشارکت و ایجاد محدودیت در گزارش موفقیت می شود.
برنامه ی ما برای دسترسی به منابع داده ای که برای سنجش موفقیت مورد استفاده قرارمی گیرند،چیست؟
در همکاری باید این اطمینان حاصل شود که از تخصص (به عنوان مثال، تجربه استفاده از روش‌های خاص)، دسترسی (به عنوان مثال، به ذخایر داده‌ای) و منابع (به عنوان مثال، منابع انسانی یا فناوری) برای جمع‌آوری، ارزیابی و مدیریت داده‌های مربوط به اندازه‌گیری موفقیت، برخورداریم. اگر مشخص شود که این قابلیت‌ها وجود ندارد، ممکن است نیاز شود شرکای دیگری به خدمت گرفته شود. در غیر این صورت می‌تواند منجر به تاخیر در جمع‌آوری داده‌ها، اشتباهات در ارزیابی داده‌ها و گام‌های اشتباه در مدیریت داده‌ها شود. در نهایت، این امر موجب محدودیت در گزارش پیشرفت و نتایج می شود.
3- تعهد به اشتراک‌گذاری اطلاعات
شرایطی ایجاد کنید که شرکا برای به اشتراک گذاری داده ها، متعهد شوند.
اهمیت: اشتراک‌گذاری آشکار اطلاعات، از جمله افشای حقایق حساس، به شرکای همکاری درک جامع‌تری از مسئله می دهد و باعث ایجاد اعتماد در بین شرکا و فرایند همکاری می‌شود.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
همکاری بین بخشی، چگونه موجب ترغیب شرکا جهت به اشتراک‌گذاری داده‌ها می شود؟
سازمان‌های شریک به احتمال زیاد انواع مختلفی از داده‌ها را در رابطه با مسئله‌ای که توسط این همکاری مطرح می‌شود، در اختیار دارند. دسترسی به انواع مختلفی از داده‌ها، می‌تواند در توسعه درک جامع‌تری از موضوع مورد بحث به همکاری کمک نماید. بنابراین، اگر در همکاری اقدامات لازم برای تشویق شرکا جهت به اشتراک گذاشتن داده‌ها انجام نشود، در نهایت ممکن است ظرفیت همکاری را محدود نماید. یک نمونه می تواند ایجاد موافقتنامه‌های محرمانگی باشد، که اطمینان می‌دهند داده‌های مشترک بین شرکا با طرف‌های خارج از همکاری به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
چگونه داده‌های مشترک در همکاری مدیریت می شود؟
شرکا ممکن است نگران نحوه مدیریت داده‌های اختصاصی یا حساس در همکاری باشند و بنابراین، ممکن است این وظیفه را به شریکی بسپارد که سابقه اثبات شده‌ای در مدیریت موفقیت‌آمیز اطلاعات انحصاری دارد. اگر این همکاری بتواند بین شرکا این اعتماد و اطمینان را ایجاد کند که داده‌ها با حفط امنیت مدیریت می‌شوند، بیشتر احتمال دارد که شرکا اطلاعات مربوط به تلاش‌های همکاری را به اشتراک بگذارند.
4- اشتراک‌گذاری اختیارات
به هریک از شرکا، مطابق با حوزه تخصصی شان، اختیار تصمیم‌گیری دهید.
اهمیت: تخصیص اختیار براساس دانش اختصاصی شریک، باعث می‌شود که این همکاری از تخصص منحصر به فرد هر یک از شرکا در موضوع مورد بحث، بهره‌مند شود و هر یک سهم مشخصی در این همکاری داشته باشند.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
تخصص‌ها در بین شرکای همکاری چه تفاوت‌هایی با هم دارند؟
شرکا به موجب کار در بخش‌های مختلف، دارای مهارت‌های متفاوتی مربوط به موضوع مورد نظر برای همکاری هستند. همکاری بین بخشی، فرآیندی ایجاد می کند که از طریق آن هر یک از شرکا می‌توانند درکی از نقاط قوت سایر شرکا داشته باشند و اهمیت مشارکت آن‌ها را تشخیص دهند. این فرآیند، احتمال تمایل شرکا برای به اشتراک‌گذاری اختیارات تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد. همچنین این ریسک که شرکا تصور کنند دیگران در همکاری، اهمیت مشارکت آن‌ها را درک نمی‌کنند، کاهش می‌دهد، همان طرز تفکر رایجی که ممکن است باعث شود شرکا به سرمایه‌گذاری نپردازند یا کاملا از آن خارج شوند.
در هر مرحله از همکاری - تشخیص، طراحی، اجرا و ارزیابی - چه تخصصی لازم است؟
همکاری در هر مرحله به تخصص متفاوتی نیاز دارد. مثلا در مرحله تشخیص، از مهارت‌های نظرسنجی یک شریک بخش غیرانتفاعی می توان بهره برد یا در مرحله طراحی از تخصص لجستیکی یک شریک بخش دولتی.
این شیوه ی همکاری، به شرکا امکان می‌دهد تا برای استفاده بهینه از وقت و منابع خود برنامه‌ریزی کنند و از اتلاف منابع اجتناب نمایند.
5- ایجاد یک ساختار حکمرانی
ساختار حکمرانی و مدیریتی سازمان خود را مشخص کنید.
اهمیت: ایجاد ساختار شفاف حکمرانی، برای برقراری عدالت و حل چالش های مربوط به عدم توزیع عادلانه قدرت که ممکن است در طول همکاری ایجاد شود، ضروری است. این گام، همچنین جهت پیشبرد پروژه را مشخص می‌کند که در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح داده می شود.
سوالات کاربردی مورد نیاز:
شرکا چگونه تعیین می‌کنند که مناسب ترین ساختار حکمرانی برای این شیوه ی همکاری چیست؟
شرکای همکاری ممکن است به ساختارهای مختلف حکمرانی عادت کرده باشند که از نظر تشریفات، مکانیسم‌های کنترل و سلسله مراتب متفاوت باشند. بنابراین، ممکن است انتظارات متفاوتی از ساختار حکمرانی داشته باشند. با حل این تعارضات است که می توان ساختاری ایجاد کرد که مشارکت کنندگان در آن احساس اطمینان و اعتماد دارند. اگر شرکا میان انتظارات متفاوت خود سازگاری ایجاد نکنند و یک ساختار اداره امور مناسب برای تحقق اعتماد ایجاد نکنند ممکن است شرکا کناره بگیرند.
ساختار حکمرانی چگونه عدالت و فراگیری را پرورش می‌دهد؟
شرکا، بر اساس تجارب خاص بخش خود، از جمله زمینه فرهنگی که شرکا در آن فعالیت کرده‌اند، ممکن است درک متفاوتی از "فراگیری و شمول" داشته باشند. فراگیری کلید فرآیند همکاری است، زیرا تعامل مداوم و معنادار را ترغیب می‌کند. همچنین عدم توازن در قدرت (یا شبهاتی در این رابطه) که ممکن است در طول مسیر به وجود بیاید را حل می کند.
6- شناسایی مدیر
فرد یا سازمانی که مسئول هماهنگی وظایفی باشد که به همکاری امکان پیشرفت می‌دهد را انتخاب کنید.
اهمیت: تعیین یک شخص واحد، مجموعه‌ای از مدیران یا یک سازمان به عنوان یک نقطه واحد از پاسخگویی می‌تواند بقای ساختار را تضمین نموده و اعتماد لازم را در فرایند همکاری ایجاد نماید.
سوال کاربردی مورد نیاز:
در انتخاب مدیر باید چه معیارهایی را مد نظر داشته باشیم؟
شرکای همکاری ممکن است انتظارات متفاوتی از مدیران و شیوه‌های مدیریت پروژه داشته باشند. اگر شرکا بتوانند در مورد معیارهای مشترک برای انتخاب مدیر به توافق برسند، احتمالا با مدیر همکاری نموده و به توانایی وی برای هماهنگی فعالیت‌های همکاری اطمینان خواهند داشت. ملاحظات انتخاب مدیر ممکن است شامل موارد زیر باشند: آیا مهارت و تجربه مدیر با نیازهای همکاری همخوانی دارد؟ آیا مدیر تجربه همکاری در پروژه هایی با اهداف و شرکای مشابه دارد؟ آیا هزینه مدیر در بودجه همکاری لحاظ شده است؟ یا این که آیا مدیر در طول مدت همکاری در دسترس است؟
. . . . . . . . تماس با ما 